Uma régua de cobrança é, basicamente, um roteiro para enviar lembretes de contas a vencer e de contas já vencidas para clientes de diversos setores, como da saúde, por meio de automações.

Afinal, independentemente do tamanho da sua equipe, em determinado ponto pode se tornar inviável fazer cobranças manuais, porque os colaboradores podem ficar sobrecarregados e esquecer de contatar determinados clientes, colocando a saúde financeira da empresa em risco.

Com o uso da régua, não há essa preocupação, já que a engrenagem por trás vai fazer os envios das mensagens.

Sendo assim, produzimos este conteúdo com 5 dicas de como você pode usar uma régua de cobrança a seu favor para otimizar o tempo da equipe e atingir resultados mais positivos quando se fala em reduzir a inadimplência.

Acompanhe!

O que é a régua de cobrança

Quando falamos em régua de cobrança, o ideal é que você imagine uma régua, como uma linha do tempo, em que cada ponto é uma parte essencial para evitar que um cliente se torne inadimplente.

Dessa forma, como falamos no início, a régua é um roteiro para cobrar os clientes de forma sistemática, sem gerar sobrecargas de trabalho ou erros humanos.

Ela será configurada de acordo com a atividade da sua empresa, por exemplo, plano de saúde, estágio do pagamento e perfil do consumidor que será cobrado.

É importante entender que, apesar de ser uma ferramenta usada para evitar a inadimplência, como um lembrete para os clientes, ela pode sim, ser utilizada com clientes que já estão em débito.

Importância da régua de cobrança

Mesmo que você trabalhe em uma empresa pequena, em determinado momento vai se tornar inviável concentrar todos os esforços da equipe financeira para enviar lembretes de cobrança e falar com clientes inadimplentes.

E, especialmente quando estamos falando em planos de saúde, se um cliente estiver em débito há muito tempo, antes de cancelar o plano, é necessário provar que foi feito contato com ele. Dessa forma, o caminho é único: é necessário ter uma forma de se comunicar com essa pessoa.

Sendo assim, a régua de cobrança não ajuda apenas nesse sentido, como também pode reduzir 600h de trabalho por ano, além de:

  • Facilitar o recebimento de clientes inadimplentes, aumentando até 70% de efetividade;
  • Melhorar a organização das contas;
  • Ser programada para enviar um alerta automático quando há um atraso de pagamento;
  • Profissionaliza a cobrança, evitando erros humanos e tornando o processo mais rápido e fácil.

5 dicas para otimizar o tempo com uma régua de cobrança

Como falamos, separamos 5 dicas importantes sobre as funcionalidades da régua de cobrança que ajudam otimizar o tempo de trabalho para o setor da saúde. Confira nos próximos tópicos!

1: Redução de mão obra

Cada vez mais com a redução de departamentos, vemos pessoas executando mais de uma função. E no caso dos setores financeiros, isso não é diferente.

No entanto, essa prática pode gerar demandas não cumpridas, erros humanos, cobranças indevidas, pagamentos duplicados e uma série de outras coisas que podem gerar problemas no futuro.

Assim, quando você conta com uma ferramenta de cobrança, esses problemas deixam de existir, demandando menos mão de obra para executar o trabalho, já que ele será automatizado. Dessa forma, os esforços podem ser concentrados em outras atividades correspondentes também ao setor.

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2: Diversos canais para fazer a cobrança com o uso da régua

Outra forma de otimizar o tempo com ajuda da régua de cobrança é que ela permite enviar a notificação em diferentes canais de comunicação, podendo ser um texto igual ou personalizado de acordo com cada meio.

Sendo assim, você pode entrar em contato com os clientes por:

  • SMS;
  • WhatsApp;
  • E-mail;
  • Carta.

Essas opções são importantes, porque você tem mais chances de falar com o cliente dessa forma e não precisa escrever uma mensagem diferente em cada canal, demando tempo para selecionar o nome, meio de contato, buscar a dívida e conferir todos os fatores necessários que são envolvidos na cobrança. 

3: A régua pode ser configurada para modelos específicos de cobrança

Como você já pode imaginar, para fazer o uso da régua de cobrança é necessário contar com uma ferramenta que ofereça essa função. A nossa dica é para que você busque aquela que atenda diferentes meios de cobrança, como boleto, cartão de crédito e débito.

Para saber mais sobre como a régua funciona em diferentes casos, acesse o blog que produzimos sobre o tema!

4: Automações

Nosso principal objetivo com a régua de cobrança é te mostrar com ela pode otimizar o tempo em setores financeiros de planos de saúde. Dessa forma, a principal responsável por fazer isso acontecer é a automação.

Essa função pode ser oferecida de duas formas diferentes:

  • Automático: a régua é feita de acordo com o definido anteriormente pela empresa que oferece o serviço, analisando as principais áreas para evitar inadimplência;
  • Automatizada: a régua é construída de acordo com um filtro feito especialmente para a empresa definir para quem as notificações serão enviadas.

5: A conferência de informações é mais rápida, o que reduz o tempo de trabalho

Quando falamos que uma régua de cobrança pode reduzir até 600 horas por ano de trabalho não é brincadeira. Afinal, por mais rápida que seja uma ação, no fim do dia, várias pequenas atividades se tornam uma grande tarefa.

Por isso, ao contar com uma régua de cobrança, você consegue conferir informações de modo mais ágil, como:

  • O nome do cliente;
  • Quantas notificações já foram enviadas;
  • O meio de contato utilizado;
  • Se ele é inadimplente ou não;
  • Renegociações e muito mais.

Por que empresas do setor da saúde precisam de uma régua de cobrança?

Além dos pontos que apresentamos, que mostram como a régua de cobrança otimiza o tempo em empresas, especialmente nos setores financeiros, quando estamos falando sobre o segmento de saúde há outra vantagem de contar com essa funcionalidade.

Nos últimos meses a ANS (Agência Nacional de Saúde Complementar) desenvolveu algumas mudanças que dizem respeito ao cancelamento de planos de saúde de clientes inadimplentes.

Antes, era necessário fazer o envio de uma carta para o cliente avisando que o plano seria cancelado por falta de pagamento. No entanto, seguindo uma normativa, agora é possível fazer esse contato por outras formas, como WhatsApp, SMS e e-mail.

Ou seja, além da economia financeira, é possível provar mais facilmente que houve contato com o cliente e que ele foi informado sobre o cancelamento por falta de pagamento.

Pronto para usar a régua de cobrança?

A régua de cobrança é uma ferramenta essencial para otimizar a rotina das equipes financeiras.

E um ponto importante que deixamos para citar especialmente agora é que, além de tornar o processo mais ágil, você moderniza a sua empresa, levando uma solução inovadora para o trabalho.

Por isso, se está buscando agilidade no dia a dia, você já sabe qual a resposta correta para isso!

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