A ideia de cobrar cliente por cliente através de uma ligação telefônica parece ultrapassada para você? Pois saiba que construir um processo de cobrança realmente efetivo é um trabalho que não acontece da noite para o dia. 

Existe um motivo pelo qual a cobrança digital está se popularizando cada vez mais entre as empresas: ela permite a cobrança em massa, de forma personalizada; ela melhora o relacionamento com os cliente; e aumenta a produtividade.

Além disso, muitas empresas que utilizam formas consideradas tradicionais de cobrança, como a ligação, ainda têm dificuldade em obter a máxima eficiência, pois:

  • Os atendentes responsáveis pela cobrança precisam investir vários minutos conversando com cada cliente.
  • Dependendo do número de devedores, os segundos na espera até que a chamada seja atendida, quando somados, representam um grande investimento de tempo.
  • Encontrar um tom de voz correto para que o cliente que recebe a cobrança não se sinta constrangido pode ser desafiador.
  • Os clientes podem e vão reagir de diferentes maneiras à cobrança, exigindo que os atendentes estejam profissional e emocionalmente preparados para as reações.
  • Receber ligações frequentes até que a dívida seja quitada pode deixar o cliente irritado e prejudicar o relacionamento com a empresa, reduzindo as chances de recompra.
  • A cobrança por carta pode gerar desconforto para as pessoas que moram com outros familiares.
  • Com endereços desatualizados, nem sempre a carta encontra o devedor no endereço informado.

Com tantas variáveis prejudiciais da cobrança por telefone ou carta, é possível entender porque a cobrança digital está ganhando cada vez mais espaço entre as empresas que realmente querem recuperar dívidas e reduzir os atrasos de pagamento.

Se você está pensando em eliminar o atrito na hora de fazer as cobranças da sua empresa, se deseja aumentar a produtividade, gastar menos tempo e investir menos esforços, acompanhe o artigo!

Guia completo para tirar o melhor proveito da WestCob

Pensando em te ajudar a tirar o melhor proveito da plataforma da WestCob, separamos as principais recomendações para explorar os canais de cobrança, para melhorar a maneira de abordar os clientes, para encontrar uma frequência ideal, entre outras estratégias que vão fazer diferença nos processos de cobrança da sua empresa.

Adote novos canais e comunique os clientes sobre a mudança

Um dos primeiros passos na construção da estratégia é selecionar os canais digitais e definir de que maneira eles serão utilizados dentro da estratégia de cobrança.

Atualmente, a comunicação com os clientes é feita somente por ligação ou e-mail? Em quais oportunidades o Whatsapp já foi utilizado pela sua empresa?

Será que o ideal é combinar e-mail, WhatsApp e SMS de uma vez só ou evoluir gradativamente e comunicar os clientes sobre a comunicação que passará a ser feita por diversos canais?

Para responder a tudo isso, na hora de construir a estratégia de migração, considere a maturidade dos clientes e pense nas formas ideais de incorporar os canais digitais à rotina dele.

E lembre-se: este trabalho de “apresentação”vai acontecer apenas uma vez. Depois de feito, sua empresa pode explorar todos os benefícios da cobrança digital.

Crie abordagens diferentes para cada momento

Você já pensou que o tom de voz do texto e a forma de escrita de uma mensagem de lembrete sobre a fatura que vence amanhã e sobre o pagamento que está em atraso há 15 dias devem ser diferentes?

Isso ocorre porque mesmo que os clientes saibam que as cobranças são realizadas de forma automática pelo sistema, é necessário criar abordagens adequadas para cada momento e que vão influenciar na maneira como o cliente se sente ao recebê-la.

Por exemplo, em vez de usar:

O boleto no valor de R$ 36,90 vence amanhã. Realize o pagamento até o vencimento para evitar multas de atraso. 

Prefira usar:

Olá, tudo bem? O boleto no valor de R$ 36,90, com vencimento em (data) está em aberto. Utilize o link a seguir para realizar o pagamento até a data do vencimento e evitar multas de atraso: linkdepagamento.com/boleto. Caso o pagamento já tenha sido realizado, desconsidere a mensagem.

Com os exemplos é possível perceber que a mesma informação pode ser comunicada de várias maneiras, gerando percepções negativas e positivas nos clientes.

Outro detalhe importante relacionado a abordagem é que é recomendado enviar todas as informações e formas de pagamento na mensagem. Isso garante que o cliente possa quitar a dívida imediatamente, sem precisar solicitar o boleto ou o link de pagamento a um atendente.

Quanto menos obstáculos e mais facilidades, melhor!

Por fim, lembre sempre que mesmo em uma situação de cobrança, é possível e necessário manter a cordialidade, já que a ideia é que este cliente volte a comprar da sua empresa no futuro.

Configure a régua de cobranças

A régua de cobrança é um grande facilitador para as empresas. 

Ela pode ser configurada desde o momento que uma fatura ou cobrança é gerada, ou seja, imediatamente após a pessoa se tornar cliente efetivo. O que é decisivo para tornar o período de relacionamento entre empresa e clientes mais sadio.

É de acordo com as configurações e mensagens pré-cadastradas na régua de cobrança que o cliente será contatado com a frequência determinada por você.

Basta definir quando as notificações serão enviadas, por exemplo: lembrete antes do vencimento, notificação 2 dias após o atraso, email 10 dias após o atraso e assim por diante.

Um dos grandes benefícios da régua de cobrança é que o relacionamento se torna mais atencioso, pois possibilita que as notificações não sejam enviadas apenas depois que o pagamento já está em atraso. 

Diante do fato que muitas pessoas esquecem de pagar até o dia do vencimento por falta de organização, sua empresa se torna uma peça importante que auxilia a evitar multas e se organizar. 😉

Crie uma sequência de envios combinando os canais

Outra dica valiosa é na hora de explorar os canais. Com a diversificação das opções de envio, pode aparecer também o impulso de explorar os canais à disposição para aumentar a frequência e eliminar a chance do cliente não ver a notificação.

Mas usar os canais deliberadamente sem nenhuma estratégia pode saturar o cliente e ter o efeito contrário: pelo excesso de mensagens, ele pode passar a ignorar os lembretes.

Evite mandar mensagens de notificação em todos os canais, no mesmo dia e horário. Construa uma sequência de envio que faça sentido para sua comunicação e para os clientes. 


Com a tecnologia, o processo de cobrança está passando por transformações que vão melhorar o dia a dia das empresas e a comunicação com os clientes.

Vista como um processo que sempre exigiu grande esforço das empresas, a cobrança agora pode ser realizada a partir de estratégias e abordagens por canais digitais que facilitam a comunicação e a recuperação de dívidas.

Com as ferramentas certas, é possível transformar de vez a cobrança de dívidas nas empresas e melhorar a saúde financeira dos negócios.

Não espere mais! Você pode obter resultados melhores a partir do próximo mês implementando o WestCob no processo de cobrança da sua empresa. Converse com um dos nossos atendentes! 😉