Reduzir os índices de inadimplência é um desafio que empresas dos mais variados segmentos enfrentam, sejam elas pequenas, médias ou grandes. Sendo a falta de controle e organização o principal motivo para isso, mas não o único.

A diversidade de opções de pagamento somada à variedade nas datas de vencimento são suficientes para complicar bastante a vida de qualquer setor financeiro, principalmente aqueles com equipe reduzida.

Dessa maneira, se você já tem muitos clientes ou se o número de clientes está em crescimento, causando preocupações quanto a forma de controle dos pagamentos, saiba que o método aging list pode se tornar fundamental nesse processo.

Você já ouviu falar dele?

O aging list pode ser utilizado por empresas de diferentes portes para reduzir os índices de inadimplência e melhorar a gestão financeira do negócio.

Nós explicamos exatamente como ele funciona e como você pode criar agora um aging list aí no seu negócio com as informações que você já possui. 😉

O que é aging list?

O aging list é um documento para registro e classificação de dívidas, na qual o tempo de existência da dívida é considerado o fator mais importante para a cobrança ou para desenvolver ações futuras.

O termo aging em inglês significa envelhecer, o que explica porque o método classifica as dívidas em uma linha do tempo.

Para utilizar a ferramenta, é necessário separar os títulos por períodos, como mensal ou semanal.

O princípio do aging list é de que dívidas recentes tendem a ser recuperadas com mais facilidade, pois normalmente existem como consequência do esquecimento ou falta de organização do cliente.

Nesses casos, as notificações de cobrança por SMS, WhatsApp ou até mesmo email, com uma abordagem informativa quanto ao débito em aberto, aos juros e as formas de pagamento tendem a resolver, sendo importante utilizar uma abordagem menos dura para não afastar ou constranger o cliente.

Por outro lado, se a lista criada mostrar que existem muitas dívidas antigas, pode ser necessário criar estratégias e abordagens mais rígidas com os clientes em questão.

E dependendo do tempo que ela está em aberto, pode ser necessário a adoção de medidas como a cobrança judicial.

Ao implementar o aging list, a equipe financeira e os gestores obtêm informações relevantes para adotar estratégias diferentes a partir das percepções observadas através dos dados. 

No caso da existência de dívidas muito antigas, por exemplo, pode ser necessário revisar a régua de cobrança a fim de incluir os clientes antigos ou adotar novas abordagens de cobrança que sejam mais efetivas.

AGING LIST X FLUXO DE CAIXA
À primeira vista, o aging list e o fluxo de caixa podem parecer muito semelhantes. Mas a principal diferença está no objetivo desses dois métodos.

O fluxo de caixa faz o controle dos valores pagos e do total a receber, ou seja, basicamente é o registro das entradas e saídas em determinado período, a fim de organizar o financeiro.

O aging list, por sua vez, ao permitir os valores devidos por cada cliente, permite obter observações mais profundas sobre a existência das dívidas, se existem muitas dívidas referente a um período, sobre o porque elas não estão na régua de cobrança e, se estão, por que a abordagem não está funcionando.

O aging list também possibilita mensurar se a própria empresa tem dívidas com os fornecedores, auxiliando a compreender a situação financeira do negócio por completo.

Aprenda como criar um aging list

Antes de falar sobre as ferramentas para criar um aging list, é importante reunir as informações necessárias para fazer o controle das dívidas através do método. São elas:

  • Divisão por períodos (normalmente 30 em 30 dias)
  • Identificação do cliente
  • Tipo de título
  • Valor do título
  • Data de vencimento
  • Data de pagamento
  • Dados do título (como número da fatura)

Com esses dados a serem registrados, o controle pode ser feito por meio de planilhas como Excel ou Planilhas do Google.

Mas para que ela seja realmente efetiva, é indispensável que a atualização dos dados seja frequente, com uma periodicidade determinada, para que as informações correspondam à realidade.

Do contrário, os dados serão enganosos!

Seguindo esses passos, com o método aging list será possível ter mais controle sobre o quanto tem em aberto para receber dos clientes, quanto terá de despesas, qual o volume de inadimplência e quanto esse valor pode injetar ou estar fazendo falta no caixa.

Conheça os benefícios do aging list na gestão de negócios

Melhora a tomada de decisão 

Em diversos momentos da gestão de um negócio será necessário adotar mudanças a fim de alcançar os objetivos que não foram alcançados com as estratégias utilizadas até então.

Dessa maneira, além de ajudar a monitorar a taxa de inadimplência da empresa, o aging list também auxilia diretamente a identificar os casos em que o tempo de existência da dívida já passou do limite tolerável pelo negócio.

Ajuda ainda a entender o montante a receber e como a falta dele está impactando na empresa.

O método também auxilia a monitorar quando a taxa de inadimplência está em um nível considerado mais baixo, tornando o momento propício para investir recursos na expansão do negócio.

Tudo isso torna a tomada de decisão mais assertiva.

Classificar dívidas para implementar ações

A classificação das dívidas é fundamental para construir abordagens eficientes e acelerar a recuperação dos valores em aberto.

Nesse sentido, o aging list auxilia na classificação de tempo e de valores, dados que enriquecem a construção de novas ações.

O método é uma alternativa para as empresas que estão pensando em adotar novas formas de cobrança, em variar a abordagem e até mesmo identificar padrões a partir das classificações.

Outros benefícios do aging list

O aging list ainda influencia de maneira direta nos seguintes tópicos:

  • Auxilia a monitorar se as metas do planejamento estratégico financeiro estão sendo cumpridas.
  • Permite resgatar créditos de dívidas que a empresa não esperava ou contava em receber.
  • Ajuda a identificar possíveis falhas no setor de cobranças.
  • Melhora o controle da empresa sobre débitos em aberto.
  • Prevê com precisão as receitas previstas.
  • Oferece controle financeiro, que é indispensável para o crescimento.

O aging list é um método eficiente que reforça um princípio básico da recuperação de dívidas: o de identificar a dívida para que, enfim, possa ser cobrada. 

Algo que parece simples, mas não é feito por muitos negócios que se encontram em dificuldades financeiras e que ainda não conseguiram organizar essas falhas.

E lembre-se, a inadimplência pode ocorrer em qualquer empresa, de todos os portes e a culpa nem sempre é das instituições. 

Por outro lado, as empresas podem agir ativamente para evitá-las.

Ferramentas como a WestCob são parceiras fundamentais que podem auxiliar de forma decisiva na cobrança e notificação de clientes, enviando lembretes de pagamento antes que os mesmos se tornem dívidas.

Os clientes se tornam inadimplentes por diversos motivos, e utilizar métodos como o aging list associados ao sistema da WestCob vai auxiliar a melhorar ainda mais as abordagens de cobrança de dívidas, independente do tempo que ela existe.

A soma dos valores em aberto pode ser exatamente o que está faltando para sua empresa obter fôlego para crescer. Não deixe para lá! É possível cobrar os clientes de maneira assertiva, sem prejudicar a recompra.

Conte com a WestCob na sua estratégia!