Os desafios de vender um produto ou serviço nem sempre acabam a cada nova negociação finalizada.

Para muitas empresas, a venda realizada marca o início de um desafio repleto de dores de cabeça que a falta de pagamento é capaz de proporcionar.

Quando um cliente deixa de pagar por um produto ou serviço adquirido, compromete o faturamento e o fluxo de caixa. 

Além disso, exige que colaboradores invistam o tempo – que poderia ser dedicado a outras atividades – para realizar cobranças.

Agora, quando a inadimplência atinge não apenas um, mas dezenas, centenas, ou milhares de clientes, a saúde financeira da empresa é prejudicada e medidas urgentes precisam ser adotadas para que o funcionamento do negócio não seja impedido pelas dívidas.

A boa notícia é que a inadimplência não é um problema que só pode ser resolvido após o momento que o cliente está em atraso com um pagamento.

Usando a régua de cobranças, empresas podem remediar e até conter situações de atraso com mais efetividade, ao mesmo tempo que conseguem evitar suspensão ou cancelamento involuntário de serviços por falta de pagamento, o que ajuda a reter os clientes.

Entenda melhor como utilizar essa ferramenta!

O que é régua de cobranças?

A régua de cobrança é uma ferramenta que permite às empresas cobrar os clientes de maneira automatizada e obter controle desde o momento que as vendas são efetuadas.

Basicamente, ela é uma maneira de notificar os clientes a respeito dos pagamentos em aberto que estão ou não em atraso.

O método possui esse nome porque ele segue uma sequência de ações de cobranças ou lembretes, configurada de acordo com uma frequência de datas e canais.

A régua de cobrança é ideal porque pode ser configurada desde o momento que uma fatura ou cobrança é gerada, com notificações enviadas até o pagamento do serviço ou até seu cancelamento.

Por que usar a régua de cobranças?

A régua de cobrança cria oportunidades de contatar o cliente quando uma fatura está em aberto, através de canais de comunicação como e-mail, SMS e WhatsApp.

Sendo que um dos principais benefícios é a possibilidade de desenvolver uma relação atenciosa e preventiva com o cliente

Afinal, você sabe como a cobrança pode ser desconfortável, tanto para quem cobra, quanto para quem recebe a cobrança, não é?

No entanto, quando este contato é realizado de maneira automática, com envio de mensagens pré-configuradas, a interação humana desaparece.

Assim, em vez de clientes e empresas ficarem em lados opostos, a régua de cobrança funciona como um importante mecanismo de lembrete que avisa o cliente que um pagamento está em aberto, tornando-se um aliado para manter as contas em dia, sem o constrangimento de ser cobrado por outra pessoa.

Outros motivos para usar a régua de cobrança são:

  • Ao eliminar os processos manuais de cobrança, você garante que o envio não vai falhar, o que aumenta as chances de receber o pagamento.
  • A régua de cobranças auxilia a evitar o que poderia ser prevenido, como atritos com o cliente.
  • Quando um serviço é cancelado ou suspenso por falta de pagamento, a empresa perde receitas que estavam previstas para os próximos meses.

Por fim, sua equipe financeira deve investir mais tempo com planejamento e com estratégias que melhoram a eficiência financeira do que indo atrás de inadimplentes.

Como funciona a régua de cobranças?

Para criar uma régua de cobrança você vai precisar determinar momentos e canais de cobranças que serão aliados neste desafio.

  • Primeiramente, você deve selecionar uma ferramenta de cobrança que possua o módulo de régua de cobranças, como o WestCob. Com a ferramenta apta para uso, é hora de transformar os processos manuais em automáticos.
  • Você pode selecionar os canais que serão utilizados, como email, SMS e WhatsApp, podendo combinar todos em uma só estratégia. Isso vai ajudar a abordar o cliente em diferentes canais e em momentos variados.
  • Criar mensagens personalizadas para cada canal será determinante para o sucesso da sua estratégia.

Como configurar a régua de cobrança de acordo com as formas de pagamento

Você sabia que o boleto bancário é a forma mais popular de pagamento no Brasil? Ainda assim, não é a única.

E assim como este método de pagamento, cartão de crédito e débito possuem particularidades que as empresas devem ter domínio para ter o máximo aproveitamento na hora de fazer cobranças.

Então vamos a algumas dicas que vão fazer toda diferença ao configurar a régua de cobranças:

Boleto

Em muitos setores como o imobiliário, da educação infantil à graduação, de planos de saúde etc, o boleto é o único método de pagamento utilizado.

Dessa forma, o primeiro passo após emitir o boleto e enviar, é configurar o envio dos lembretes na régua de cobrança.

É nessa hora que a régua de cobrança pode ser uma grande aliada, sendo utilizada antes mesmo do pagamento estar em atraso.

O diferencial é que, como a cobrança não precisa ser feita manualmente por uma pessoa, os lembretes podem ser mais frequentes e estratégicos, como por exemplo ser enviados 2 dias antes do vencimento e também na data que o boleto vai vencer, auxiliando o cliente a não esquecer do pagamento.

Após isso, as cobranças podem ser enviadas no dia seguinte ao vencimento e a cada 3 ou 5 dias caso o pagamento não seja constatado.

As notificações podem ser feitas por SMS, email ou WhatsApp, sendo que o cliente deve receber todas as informações necessárias para realizar o pagamento, incluindo o link ou anexo.

Cartão de crédito

A causa mais comum para falha no pagamento vinculado ao cartão de crédito é o vencimento do cartão, a falta de limite ou suspeita de fraude, sendo que este método de pagamento exige ações específicas determinadas pelas operadoras de cartão.

Quando o cartão está vencido é indicado avisar o cliente por notificação, sendo que o envio de SMS pode ser bastante efetivo. O WhatsApp também tem sido cada vez mais utilizado.

Normalmente, nesta etapa a mensagem deve ser informativa, pois muitas vezes, o cliente não percebeu que o vencimento se aproximava ou que não havia mais limite.

O envio por email pode ser configurado na régua de cobrança como maneira de formalizar que o serviço será cancelado caso o pagamento não seja constatado.

Dessa forma, é possível criar uma sequência que evolui de acordo com o nível de atraso do pagamento.

Cartão de débito

O débito em conta não é tão difundido, mas é uma prática cada vez mais comum em academias, serviços de assinatura, mensalidade de cursos, etc.

E assim como o cartão de crédito, a régua de cobranças possibilita configurar as cobranças de acordo com o atraso do pagamento.

Quando uma cobrança não pode ser realizada por falta de dinheiro disponível, existem uma série de motivos para inadimplência com níveis diferentes de complexidade para resolução:

  • O cliente pode ter trocado a conta onde recebe o salário e esquecido de fazer a mudança da forma de pagamento.
  • O salário pode estar atrasado.
  • Ele pode ter esquecido de deixar o dinheiro disponível para a cobrança.
  • Entre outras justificativas. 

Nestes casos, a primeira notificação pode ser configurada numa abordagem de aviso com algumas orientações para solucionar este problema, como trocar a forma de pagamento, atualizar o cartão, disponibilizar dinheiro, etc.

Ao persistir a falta de pagamento, podem ser adotadas estratégias por WhatsApp e email a fim de endurecer a cobrança, sob pena de suspender os serviços.


A automação das cobranças através da régua de cobrança é o que diferencia as empresas que estão presas no passado, em processos manuais, das empresas em evolução que buscam fazer gestão financeira dos negócios funcionar de maneira eficiente.

Ela é fundamental para manter o fluxo de caixa e o faturamento sob controle sem que a equipe precise investir tempo e muita dedicação para encontrar furos de pagamento entre dezenas de clientes.

A régua de cobrança é também uma aliada para os clientes, sobretudo para aqueles que têm dificuldade para se organizar financeiramente e precisam de lembretes para não pagar contas com multas oriundas de atraso.

A automação da cobrança só traz benefícios para a sua empresa e você ainda poderá contar com relatórios informativos com dados importantes para melhorar a estratégia de gestão do seu negócio.